KYS · Identität, Eigentümer, Nachweise
Sie kennen den Namen auf der Rechnung. Kennen Sie das Unternehmen dahinter?
Know Your Supplier überträgt ein Prinzip aus der Finanzbranche auf die Lieferantenseite: Wer verifiziert ist, wurde geprüft. Wer nur erfasst ist, wurde abgetippt.
Know Your Customer verpflichtet Banken seit Jahrzehnten, die Identität und die wirtschaftlich berechtigten Personen ihrer Kunden festzustellen. Know Your Supplier wendet dieselbe Logik auf Lieferanten an – getrieben von Sanktionsregimen, Betrugsfällen und regulatorischen Anforderungen an die Lieferkette.
Der Ausgangspunkt ist unbequem: In vielen Lieferantenstämmen stehen Angaben, die nie überprüft wurden. Firmierung aus einer alten Bestellung, Adresse aus einer E-Mail-Signatur, Bankverbindung aus einem PDF. Genau diese Lücke nutzen Zahlungsbetrugsfälle aus – und genau sie fällt auf, wenn ein Sanktionsabgleich ins Leere läuft, weil der Name nicht stimmt.
Was zur Identität gehört
- Exakte Firmierung und Rechtsform, wie im Register eingetragen.
- Unternehmens-Identifikationsnummer oder das Pendant im Sitzland.
- Sitz und die tatsächlichen Leistungsstandorte, die abweichen können.
- Konzernzugehörigkeit und, wo relevant, wirtschaftlich berechtigte Personen.
- Bankverbindung, verifiziert über einen zweiten Kanal statt aus der Mail übernommen.
Der Ablauf
- Feststellen
- Angaben gegen eine unabhängige Quelle prüfen, nicht gegen die Selbstauskunft.
- Zuordnen
- Tochtergesellschaften und Niederlassungen mit der Muttergesellschaft verknüpfen.
- Abgleichen
- Sanktions- und Watchlists prüfen, Ergebnis mit Datum festhalten.
- Aktualisieren
- Angaben altern. Ein Prüfdatum ohne Wiederholung ist ein Ablaufdatum.
- Belegen
- Prüfschritt, Quelle und Ergebnis dokumentieren, nicht nur das Resultat.
Wie SCRM das abbildet
Verifizierte Stammdaten
Geprüfte und ungeprüfte Angaben sind unterscheidbar – der ganze Punkt der Übung.
Konzernstruktur
Mutter, Töchter und Niederlassungen als Beziehung statt als Textfeld.
Prüfdatum mit Wiedervorlage
Was geprüft wurde, wird erneut geprüft, bevor es veraltet.
Nachweiskette
Quelle und Zeitpunkt jeder Prüfung bleiben erhalten.
Häufige Fragen
Ist KYS für ein KMU nicht übertrieben?
Die Tiefe lässt sich abstufen, das Prinzip nicht. Schon die Verifikation von Firmierung, UID und Bankverbindung bei kritischen Lieferanten verhindert den häufigsten Schadenfall, den Zahlungsbetrug per gefälschter Kontoänderung.
Woher kommen die Daten?
Aus öffentlichen Registern, aus Sanktionslisten und aus der Selbstauskunft des Lieferanten – wobei letztere die schwächste Quelle ist und als solche gekennzeichnet gehört.
Wie oft muss nachgeprüft werden?
Bei Änderungsanlässen sofort, ansonsten in festen Zyklen nach Kritikalität. Eine Kontoänderung ist immer ein Anlass.