Qualifizierung · Bewertung · Überwachung
Lieferantenmanagement: der Unterschied zwischen einer Liste und einem System.
Eine Liste sagt, wer liefert. Ein System sagt zusätzlich, wie gut, mit welchem Risiko, seit wann und mit welchem gültigen Nachweis. Der Unterschied zeigt sich am Audittag.
Lieferantenmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenbeziehung: Qualifizierung vor der ersten Bestellung, Bewertung im Betrieb, Reaktion bei Abweichungen, geordnete Beendigung. In vielen KMU existieren alle vier Schritte – nur nicht dokumentiert und nicht an einem Ort.
Der Druck kommt heute selten aus dem Einkauf. Er kommt aus der Zertifizierung, von Grosskunden mit eigenen Lieferantenfragebögen und, zunehmend, aus der Informationssicherheit, weil jeder Dienstleister mit Datenzugriff ein Risiko trägt.
Typische Auslöser
- Ein Audit hat eine Feststellung zur Lieferantenbewertung ergeben.
- Ein Grosskunde verlangt eine Selbstauskunft mit kurzer Frist.
- Ein kritischer Lieferant ist ausgefallen und es gab keinen dokumentierten Ersatz.
- Die Person, die alles im Kopf hatte, hat das Unternehmen verlassen.
Die vier Phasen
- Qualifizieren
- Vor der ersten Bestellung: Selbstauskunft, Nachweise, Freigabeentscheid mit Begründung.
- Bewerten
- Nach festen Kriterien, in festen Zyklen, mit vergleichbaren Ergebnissen.
- Überwachen
- Zertifikatsablauf, Vorfälle, Abhängigkeiten und Änderungen im Blick behalten.
- Beenden
- Geordneter Ausstieg mit Datenrückgabe, Zugriffsentzug und Ersatzlieferant.
Was SCRM dafür mitbringt
Lieferantenakte
Stammdaten, Kontakte, Nachweise, Bewertungen und Vorfälle an einem Ort.
Fragebögen
Selbstauskünfte digital anfordern, Antworten strukturiert ablegen.
Fälligkeiten
Ablauf- und Bewertungstermine als Aufgabe mit Verantwortlichem.
Änderungsprotokoll
Wer hat wann was geändert – ohne dass jemand daran denken muss.
Häufige Fragen
Wie viele Lieferanten muss man wirklich bewerten?
Alle, die Einfluss auf Ihre Leistung oder Ihre Daten haben. Die Tiefe darf sich unterscheiden – und genau diese Abstufung sollten Sie begründen können.
Was ist mit dem Bürobedarf?
Der bekommt die niedrigste Kritikalitätsstufe und minimalen Aufwand. Genau dafür gibt es eine Risikoklassifizierung: damit Aufwand dort landet, wo er Wirkung hat.
Können Lieferanten selbst Daten pflegen?
Ja. Ein Lieferantenzugang verlagert die Pflege dorthin, wo die Information entsteht, und reduziert Ihren Nachfrageaufwand.