Erstfreigabe · Kriterien · Entscheid
Der teuerste Lieferant ist der, den nie jemand freigegeben hat.
Qualifizierung heisst: Vor der ersten Bestellung ist geklärt, ob ein Anbieter die Anforderungen erfüllt – und wer das auf welcher Grundlage entschieden hat.
Die Lieferantenqualifizierung ist der erste Schritt im Lebenszyklus und der einzige, der sich nicht nachholen lässt. Wer nach dem Wareneingang prüft, prüft eine Entscheidung, die längst gefallen ist. Im Audit fällt das sofort auf: Bestelldatum vor Freigabedatum ist eine Feststellung, die sich nicht wegdiskutieren lässt.
In der Praxis entsteht das Problem selten aus Nachlässigkeit, sondern aus Eile. Ein dringender Bedarf, ein Lieferant, der schnell liefern kann, und die Formalitäten folgen später. Genau dafür braucht es einen abgestuften Prozess: eine schnelle Bahn für unkritische Bezüge und eine gründliche für alles andere.
Woran Erstfreigaben scheitern
- Der Prozess kennt nur eine Tiefe und ist deshalb für Eilfälle zu langsam.
- Die Freigabe erfolgt mündlich und hinterlässt keine Spur.
- Nachweise werden angefordert, aber nie geprüft – ein Eingang ist keine Beurteilung.
- Wer entscheiden darf, ist nicht festgelegt, also entscheidet, wer gerade greifbar ist.
Der Ablauf
- Bedarf einordnen
- Kritikalität bestimmen, bevor gesucht wird – sie steuert die Prüftiefe.
- Selbstauskunft
- Stammdaten, Zertifikate, Erklärungen anfordern, strukturiert erfassen.
- Prüfen
- Angaben verifizieren: Aussteller, Gültigkeit, Geltungsbereich, Registerdaten.
- Entscheiden
- Freigabe, Freigabe unter Auflagen oder Ablehnung – mit Begründung und Person.
- Befristen
- Freigaben altern. Eine Wiedervorlage gehört zur Erstfreigabe dazu.
Wie SCRM das abbildet
Abgestufte Bahnen
Prüftiefe folgt der Kritikalitätsklasse, nicht dem Zufall.
Freigabe als Vorgang
Entscheid mit Datum, Grundlage und Person – der Nachweis entsteht beim Entscheiden.
Auflagen mit Frist
Bedingte Freigaben laufen nicht unbemerkt weiter.
Verknüpfung zur Bestellung
Sichtbar, ob eine gültige Freigabe vorlag – bevor der Auditor es prüft.
Häufige Fragen
Wie schnell kann eine Qualifizierung gehen?
Für unkritische Bezüge in Minuten, wenn die Kriterien vorher feststehen. Die Dauer entsteht fast immer durch fehlende Festlegungen, nicht durch die Prüfung selbst.
Was tun bei einem dringenden Bedarf?
Eine befristete Freigabe unter Auflagen ist zulässig, wenn sie begründet, dokumentiert und mit einem Enddatum versehen ist. Was nicht geht, ist die stille Ausnahme.
Wie unterscheidet sich das von der Bewertung?
Die Qualifizierung entscheidet über den Zugang, die Bewertung misst die Leistung danach. Beides gehört auf denselben Datensatz.