Nachweise · Gültigkeit · Geltungsbereich
Das abgelaufene Zertifikat ist die häufigste Feststellung überhaupt.
Nicht weil niemand daran denkt, sondern weil kein Datum irgendwo hinterlegt ist, das von sich aus meldet. Ein Ordner voller PDF-Dateien erinnert an nichts.
Zertifikatsmanagement bedeutet, Nachweise von Lieferanten einzuholen, auf Echtheit und Geltungsbereich zu prüfen, mit Gültigkeitsdatum abzulegen und rechtzeitig zu erneuern. Klingt banal, ist aber der Punkt, an dem in Audits die meisten Abweichungen entstehen.
Der übersehene Teil ist der Geltungsbereich. Ein ISO-9001-Zertifikat für den Standort A hilft nicht, wenn geliefert wird aus Standort B. Genau das prüft ein aufmerksamer Auditor, und genau das steht selten in der Ablage.
Was schiefgeht
- Das Zertifikat liegt vor, ist aber seit Monaten abgelaufen.
- Der Geltungsbereich deckt einen anderen Standort oder Prozess ab.
- Der Nachweis liegt im Postfach einer Person, die im Urlaub ist.
- Die Echtheit wurde nie überprüft, obwohl das Zertifikatsregister öffentlich ist.
- Die Erneuerung wird angefragt, wenn der Auditor schon im Haus ist.
Was zu einem Nachweis gehört
- Aussteller
- Wer hat ausgestellt, und ist die Stelle akkreditiert?
- Gültigkeit
- Ausstellungs- und Ablaufdatum als Datum, nicht als Text im Dokument.
- Geltungsbereich
- Standorte, Prozesse und Produkte, für die das Zertifikat gilt.
- Prüfstatus
- Wurde der Nachweis geprüft oder nur abgelegt? Der Unterschied entscheidet im Audit.
- Zuständigkeit
- Wer kümmert sich um die Erneuerung, und wann wird erinnert?
Wie SCRM das abbildet
Ablauf als Aufgabe
Fristen erzeugen Vorgänge mit Verantwortlichem, nicht Kalendernotizen.
Geltungsbereich als Feld
Standort und Prozess hinterlegt, damit die Lücke auffällt statt zu warten.
Prüfstatus dokumentiert
Geprüft, mit Datum und Person – das ist der eigentliche Nachweis.
Anfrage an den Lieferanten
Erneuerung direkt anfordern, offene Fälle auf einen Blick.
Häufige Fragen
Wie früh sollte erinnert werden?
Drei Monate vor Ablauf ist üblich, bei Rezertifizierungen eher sechs. Der Lieferant braucht selbst Zeit für sein Audit.
Muss man die Echtheit prüfen?
Verlangt wird, dass Sie sich vom Nachweis überzeugen. Viele Zertifizierungsstellen führen öffentliche Verzeichnisse – die Prüfung dauert eine Minute und ist dokumentierbar.
Was tun, wenn ein Zertifikat ausläuft?
Festhalten, nachfassen, bewerten. Auch die Entscheidung, vorläufig weiterzuarbeiten, ist zulässig – wenn sie begründet und dokumentiert ist.